W transporcie towarów w firmie ważne jest, aby mieć wszystkie dokumenty i formalności w porządku. Bez nich nie ma możliwości przewieźć produktów zgodnie z prawem i zminimalizować ryzyko nieporozumień i problemów z klientami. W tym artykule opiszemy, jakie są niezbędne dokumenty i jakie formalności należy dopełnić.
1. Umowa przewozowa
Podstawowym dokumentem jest umowa przewozowa, która określa warunki przewozu, m.in. rodzaj towarów, termin i miejsce doręczenia, ubezpieczenie przewoźne itp. Umowa przewozowa może być sporządzona przez samą firmę lub przy użyciu wzoru, ale musi być podpisana przez obie strony, czyli zamawiającego i przewoźnika.
2. Faktura i lista przewozowa
Faktura i lista przewozowa to dokumenty finansowe, które potwierdzają dokonanie zakupu i przewóz towarów. W fakturze zawarte są m.in. nazwa i adres sprzedawcy i kupującego, opis i cena produktów, termin zapłaty itp. Lista przewozowa natomiast określa szczegóły dotyczące przewozu, takie jak miejsce załadunku i rozładunku, ilość paczek, wagę, wymiary itp.
3. Dokumenty celne
Przy transporcie towarów międzynarodowych, niezbędne są również dokumenty celne, tzn. deklaracje celne, listy przewozowe, tzw. faktury handlowe, certyfikaty itp. Wszystkie te dokumenty powinny być poprawnie wypełnione i złożone w celu rozliczenia cła i podatku od towarów i usług (VAT).
4. Ubezpieczenie przewozowe
Ubezpieczenie przewozowe to dokument, który pozwala na zminimalizowanie ryzyka związanego z transportem towarów. Dzięki niemu firma jest zabezpieczona finansowo na wypadek szkód i strat wynikających z przewozu (np. kradzież, uszkodzenie lub zagubienie towaru).
5. Świadectwo pochodzenia towaru
Świadectwo pochodzenia towaru to dokument potwierdzający, że produkt pochodzi z danego kraju. Jest to istotne przy imporcie lub eksporcie towarów, ponieważ spełnienie odpowiednich wymagań międzynarodowych i lokalnych jest niezbędne do legalnego przewozu.
Podsumowując, w transportach towarów w firmie, oprócz oczywistych formalności takich jak przepisy drogowe czy przestrzeganie przepisów i norm bezpieczeństwa, kluczowe jest posiadanie odpowiednich dokumentów i formalności, które zabezpieczają interesy firmy, a co za tym idzie także obsługę klienta i jego zadowolenie. Dlatego należy zadbać o to, aby wszystkie wymagane dokumenty były w czasie wypełnione i złożone, dokładnie przeczytane i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych stron.